Nowoczesny obieg dokumentów elektronicznych

Współcześnie nowoczesne technologie wkraczają w każdą dziedzinę naszego życia. Szczególnie w tej kwestii przodują technologie informatyczne. Trudno dzisiaj wyobrazić sobie codzienne funkcjonowanie bez pomocy komputerów i programów komputerowych. Spośród wielu udogodnień w tej kwestii istotnym jest elektroniczny obieg dokumentów. Jest to szczególnie ważne w instytucjach sektora publicznego, jednak pozwala również usprawnić pracę właściwie każdej firmy.

Elektroniczny obieg dokumentów posiada co najmniej kilka zalet, które sprawiają, że sprawdza się on o wiele lepiej niż tradycyjne sposoby gromadzenia, przesyłania oraz przetwarzania dokumentów. Przede wszystkim jest to duża oszczędność. Zazwyczaj każdy dokument tworzony jest w co najmniej dwóch kopiach (wyjątkiem jest sytuacja, gdy dokument dotyczy więcej niż dwóch stron). Wiąże się to z dużym zużyciem papieru. Elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że stworzenie nowego dokumentu jest właściwie darmowe.

Kolejną zaletą jest archiwizacja dokumentów: sam fakt stworzenia dokumentu w systemie pozwala na jego umieszczenie w bazie danych. Tworzenie takich baz  pozwala również na szybkie i sprawne wyszukiwanie dokumentu według określonych kryteriów. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala więc na odnalezienie odpowiedniego pisma według takich danych, jak imię i nazwisko osoby, której dotyczy dokument, imię, nazwisko oraz stanowisko osoby, która stworzyła dokumenty czy daty powstania pisma.

W zależności od zapotrzebowania możliwe jest również ustawienie parametrów charakterystycznych dla danej firmy. Znacznie skraca to proces dostępu do konkretnego dokumentu, co pozwala na ograniczenie czasu, który jest potrzebny do załatwienia danej sprawy. To tylko niektóre z bardzo wielu zalet, jakie posiada oprogramowanie dla firm, którym jest właśnie elektroniczny obieg dokumentów od www.baseline.pl. Jest to rozwiązanie optymalizujące pracę każdej firmy..

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Opisane.pl - dziennikarstwo obywatelskie, blog ogólnotematyczny, artykuły do przedruku